Эти 7 канбан-досок собираются за 10 минут и экономят часы работы команды

Привет, Хабр! В этой статье — 7 типовых рабочих процессов, без которых не обходится ни одна команда. Показываю, как за 10 минут собрать под них канбан-доски, которые реально повысят эффективность работы. Содержание: Процесс 1. Включить фрилансеров в совместную работу Процесс 2. Наблюдение за отделами Процесс 3. Стратегическое планирование Процесс 4. Ведение задач в строгом порядке Процесс 5. Настройка внутренней поддержки Процесс 6. Онбординг новичков Процесс 7. Освоение таск-трекера командой Процесс 1. Включить фрилансеров в совместную работу Задача: организовать работу подрядчиков так, чтобы они получали доступ только к нужной информации и выполняли задачи в срок. Как реализовать процесс: Создаём отдельную канбан-доску, куда попадают только задачи фрилансеров. Роли настраиваем так, чтобы подрядчики видели только свои карточки и не имели доступа к другим проектам. Если нужно контролировать работу, не заходя на доску подрядчиков, настраиваем зеркальную колонку. В этом случае когда вы будете переносить задачу в эту колонку — она автоматически появится на доске подрядчиков. А когда они будут двигает задачу у себя — статус сразу обновится и на основной доске. Показываем, как это работает в YouGile: Всю коммуникацию переносим в систему управления проектами. В YouGile каждая задача — это чат, где можно делиться материалами, обсуждать правки, отправлять голосовые или скринкасты. Поэтому переписка всегда остаётся рядом с задачей. Вот как выглядит чат в карточке: Инструкция, как настроить доску и зеркальные колонки: Результат: работа с подрядчиками собирается в одном месте. Вы видите, что они делают и на каком этапе задачи, переписка и файлы остаются внутри карточек, а подрядчики получают доступ только к тем задачам и данным, которые им нужны. Процесс 2. Наблюдение за отделами Задача: понимать, над чем работают другие отделы и как продвигаются их основные задачи. Как реализовать процесс: Создаём отдельную доску «Наблюдение за отделами» и выводим на неё задачи из других проектов. В YouGile для этого используем сводки — колонки, которые автоматически отображают карточки по заданным фильтрам. Например, можно вывести всё, что сейчас в работе, задачи с просроченным сроком или те, у которых дедлайн скоро наступит. Когда сотрудники обновляют статусы у себя, изменения сразу появляются в сводках. Делимся инструкцией, как собрать такую доску: Результат: у вас появляется аналитическая доска, где собрана актуальная информация по отделам. Данные обновляются автоматически, поэтому не нужно вручную собирать статусы или ходить между досками. Вы быстрее замечаете, где что-то идёт не так, и можете вовремя на это отреагировать. Процесс 3. Стратегическое планирование Задача: собрать единый план работы отделов на определённый период, в котором будут учтены приоритеты и цели компании. Как реализовать процесс: Создаём канбан-доску, где каждая колонка — конкретный период: месяц, квартал или любой другой интервал. В эти колонки заносим ключевые задачи на период: каждая карточка — это крупная инициатива, которую команда планирует выполнить в этот промежуток времени. Проставляем дедлайны. Так может выглядеть план на первый квартал в YouGile: А дальше передаём задачи и подзадачи из плана в работу конкретному отделу с помощью зеркальных колонок. Показываем, как их настроить. Чтобы быстро понять, где пересекаются сроки, используем диаграмму Ганта. Вот короткая видеоинструкция и дополнительные возможности процесса: Что даёт процесс: вместо статичного списка вы получаете «живой» управляемый стратегический план, в котором каждому понятно, что нужно сделать, а вы можете быстро менять приоритеты, перераспределять нагрузку и сразу отправлять обновлённые задачи в работу. Процесс 4. Ведение задач в строгом порядке Задача: сделать так, чтобы работа шла в определённой последовательности и ни один следующий шаг не начинался раньше, чем завершён предыдущий. Как реализовать процесс: Создайте доску и добавьте на неё колонки в том порядке, в котором должен выполняться проект: «этап 1 → этап 2 → этап 3». Настраиваем зависимости: задача должна быть завершена на предыдущем этапе, прежде чем перейти на следующий. Пример с доской для строителей в YouGile: При необходимости в настройках устанавливаем паузы между этапами (лаги). Например, после заливки фундамента — трёхдневная пауза на сушку. Если что-то меняется по срокам, достаточно сдвинуть одну задачу — и вся цепочка подстроится. В видео показываем, как настраивать процесс и работать с ним: Результат: у вас появляется полностью автоматизированный процесс, который соблюдает порядок этапов без вашего участия. Процесс 5. Настройка внутренней поддержки Задача: наладить внутреннюю техподдержку. Как реализовать процесс: Настраиваем отдельную канбан-доску для Help Desk и открываем к ней доступ всем сотрудникам — с правом просматривать, комментировать и создавать задачи. Любой сотрудник может сразу завести карточку с обращением: например, «не работает аккаунт» и отправить в чат детали запроса. Задача появляется в очереди, администратор берёт её в работу и переводит в «решённые» после выполнения. Пример доски для поддержки в YouGile: Вот короткая инструкция по настройке: Результат: сотрудники понимают, что над их запросами работают, а поддержка закрывает тикеты быстрее, потому что доска открыта для всех. Процесс 6. Онбординг новичков Задача: быстро ввести новых сотрудников в курс дела. Как реализовать процесс: Создаём шаблонную доску с задачами, которые человек должен пройти в первые дни: знакомство с продуктом, доступы, инструкции, тестовые задания. Для каждой карточки задаём сроки и отмечаем, в какой день онбординга её нужно выполнить. Пример доски для обучения в YouGile: Когда приходит новый сотрудник, дублируем доску под него. Он видит свой план на ближайшие дни: что пройти, что изучить, куда обращаться с вопросами. Вот как это выглядит: Здесь видеоинструкция по настройке процесса: Результат: новичок меньше отвлекает команду вопросами и быстрее включается в работу над проектом. Процесс 7. Освоение таск-трекера командой Задача: затянуть команду в систему управления проектами. Как реализовать процесс: Создаём отдельную канбан-доску «Песочница», не связанную с рабочими задачами, и приглашаем туда всю команду. Ставим простые стартовые колонки — например: «Флудилка», «Нужна помощь», «Идеи», «Материалы» или любые другие, по которым легче ориентироваться. Пример песочницы для команды: Дальше команда сама пробует трекер: создаёт задачи, двигает их, обсуждает вопросы и постепенно осваивает систему в безопасной среде. Показываем, как настроить песочницу: Результат: команда быстрее осваивает таск-трекер. Система управления проектами YouGile полностью бесплатно для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.